POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Capítulo I
Información general del Responsable del Tratamientos de Datos
Chevron Petroleum Company atendiendo disposiciones establecidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decreto Reglamentarios, se rige por la presente Política de Tratamiento de la Información para Protección de Datos Personales, con el propósito de poner en conocimiento de los Titulares el manejo de su información personal, así como los procedimientos y mecanismos dispuestos para hacer efectivos sus derechos.
El responsable del tratamiento de Datos Personales y otra información de los Titulares es Chevron Petroleum Company, en adelante Chevron, sucursal de sociedad extranjera debidamente constituida y registrada en Colombia, identificada con NIT 860.005.223-9, domiciliada en la Calle 100 No. 19 A – 30 de la ciudad de Bogotá D.C., PBX (57-1) 6394444.
Capítulo II
Principales Disposiciones del Tratamiento de Datos Personales
- Marco Normativo
El Tratamiento de la Información para Protección de Datos Personales, se basa en la siguiente normatividad:(i) Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, relacionado entre otros, con el derecho que tienen todas las personas a la intimidad personal y familiar y a su buen nombre, así como el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
(ii) Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
(iii) Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
(iv) Decreto 886 de 2014 por el cual se reglamenta el Artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD.
(vi) Circular 02 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC- por medio de la cual se imparten instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el RNBD. - Definiciones
Para los efectos del presente Manual y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se entiende por:• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Canales para ejercer derechos: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben prever, por lo menos, la posibilidad de que el titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD: Directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. - Principios
El tratamiento de datos personales por parte de Chevron se regirá de acuerdo con los siguientes principios en el marco de la legislación local vigente:• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley y en los términos de la misma. - Bases de DatosLas Bases de Datos con información personal manejadas por Chevron, se encuentran en medios físicos y magnéticos y contienen información de personas naturales, que tienen vínculos laborales y/o comerciales con la empresa. Estas bases de datos fueron creadas con fines específicos tales como Manejo de Personal, Proveedores, Clientes, etc., y son necesarias para el funcionamiento y manejo de la dinámica propia del desarrollo de su objeto social.
- Tratamiento de las Bases de Datos
De conformidad con las disposiciones legales, Chevron en calidad de responsable del tratamiento de las bases datos que contienen información personal, velará por el correcto uso de los datos personales de quienes tienen vínculos laborales y/o comerciales con la empresa.5.1. Tratamiento de datos personales de Empleados
Chevron recolecta los datos personales de sus empleados los cuales tiene carácter de reservados y sólo serán revelados con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de Chevron son:a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes;
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
d) Gestionar las funciones desarrolladas por los empleados
e) Verificar, aplicar y hacer seguimiento a procesos disciplinarios.
f) Contactar a familiares en casos de emergencia.
Chevron almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo de Procesos de Selección y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.A tal carpeta sólo tendrán acceso el Departamento de Recursos Humanos y el Departamento Legal con la finalidad de administrar la relación contractual entre Chevron y el empleado.Chevron trata datos sensibles de sus empleados tales como imágenes con la finalidad de proporcionar ambientes de trabajo seguros, y ocasionalmente realizar registro de las actividades de bienestar, culturales y de formación realizadas por la empresa. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.Terminada la relación laboral, Chevron procederá a almacenar todos los datos personales que hayan sido obtenidos en Procesos de Selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, teniendo en cuenta que la información laboral puede contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información será objeto de tratamiento por el tiempo que de acuerdo con circunstancias legales o contractuales que hagan necesario su manejo.5.2. Tratamiento de datos personales de Clientes
Chevron recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos de carácter reservado y solo será revelada por expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Clientes de Chevron son:
a) Realización de gestiones para las etapas previas al contrato, durante el contrato y posterior al contrato.
b) Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.
c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.
d) Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo todas las actividades contratadas, cumplimiento y trámite de garantías y demás asociados al cumplimiento del contrato.
e) Verificar los casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.
f) Vinculación en general de cada cliente.
g) Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
5.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores
Chevron recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y en el caso de datos privados o sensibles, solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores de Chevron son:
a. Inclusión de la información en la Maestra de Proveedores de Chevron.
b. Envío de invitaciones para licitaciones y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual post-contractual.
c. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
d. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores en desarrollo de la relación comercial.Chevron, sólo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y apropiados para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato y demás actividades y/o gestiones derivadas del mismo.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de Chevron, tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los mismos, es decir, que una vez verificado este requisito, Chevron devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
5.4. Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso
Chevron recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva y solo será revelada por expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de Chevron son:
a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
b) Garantizar la seguridad de los empleados, de las instalaciones y de los bienes de la empresa.
c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
5.5. Tratamiento de datos personales de Registro de Video vigilancia
Chevron recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de CHEVRON son:a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
c) Controlar por motivos de seguridad el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas en las instalaciones de la empresa.Para cumplir con el deber de información que le corresponde a Chevron como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
6. Ámbito de aplicación
El Responsable del Tratamiento no divulgará o trasmitirá dichos datos a menos de que exista la autorización previa, expresa e informada por parte del titular, siendo ésta libre y consentida. Los datos personales se manejarán y conservarán de acuerdo con las Políticas Corporativas de Privacidad de datos, Protección de la Información de Chevron y Política de Tratamiento de Datos bajo criterios de seguridad, confidencialidad y respeto por los derechos de sus titulares.
En virtud de su objeto social, Chevron como responsable del tratamiento de las bases de datos que contienen información personal, velará por la custodia de los datos recolectados para fines específicos en desarrollo de las actividades y las dinámicas de operación propias del desarrollo de su negocio.
Capítulo III
Derechos de los Titulares y asuntos relacionados
- Derechos: El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Chevron en su calidad de Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 que hace referencia a los casos en que no es necesaria la autorización, los cuales se mencionan más adelante.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. - Autorización del Titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
- Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.Chevron como Responsable del Tratamiento tendrá la custodia de las bases de datos y conservará las autorizaciones de los titulares y solicitudes para el suministro de los datos, como prueba para proporcionar los datos necesarios en los eventos anteriormente descritos.Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en las normas relacionadas. - Suministro de la información: La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
- Deber de informar al Titular: El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. - Personas a quienes se les puede suministrar la información: La información que reúna las condiciones establecidas en la norma podrá suministrarse a las siguientes personas:a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. - Derechos de los niños, niñas y adolescentes: Chevron como Responsable del Tratamiento, asegurará y velará por el respeto de los derechos que asiste a los niños, niñas y adolescentes respecto de la protección de su información y datos personales.
Capítulo IV
Información sobre el Área responsable del Tratamiento
En caso de dudas o inquietudes, sobre la presente Política de Tratamiento de la Información para la Protección de Datos Personales, así como para la atención de peticiones, consultas, rectificaciones y/o reclamos, se ha establecido el siguiente canal de comunicación para el ejercicio de los derechos que asisten a los Titulares de la información personal:
Áreas Responsable del Tratamiento:
Coordinación de Privacidad de la Información
Correo electrónico: CLBPROTEDATOS@CHEVRON.COM
Teléfono: (57 1) 639 44 44
Dirección: Calle 100 No. 19 A – 30 – Bogotá, D.C.
Capítulo V
Deberes de Chevron como Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Chevron como Responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Capítulo VI
Procedimientos para ejercer derechos de los Titulares
Cualquier consulta o solicitud por parte de los Titulares, causahabientes y/o apoderados respecto del tratamiento de los datos personales serán atendidas a través de cualquiera de los canales establecidos por Chevron, en un término de diez (10) días hábiles, contados a partir del recibido de la misma.
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular mencionando los motivos de la demora y se informará la fecha en la que se dará respuesta a la consulta. En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Chevron.
Capítulo VII
Procedimiento para la Atención de Consultas, Reclamos y Peticiones, y Mecanismos para ejercer los Derechos de los Titulares
- ConsultasSe podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Chevron y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- ReclamosCuando se considere que la información contenida en una base de datos de Chevron debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante Chevron, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:(i) El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a Chevron, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
(ii) Una vez recibido el reclamo completo, la empresa revisará y dará tramite al mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
(iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso que Chevron reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular. - Requisito de procedibilidadEl Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro, sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.
- Petición de actualización y/o rectificaciónChevron rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
- Revocatoria de la autorización y/o supresión del DatoEl Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a Chevron, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Chevron.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto Chevron podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Capítulo VIII
Modificaciones y vigencia de la Política de Tratamiento de la Información y otras disposiciones
- Modificaciones de la política de privacidadChevron está plenamente facultado para modificar la presente Política de Tratamiento de la Información para la Protección de Datos Personales. Cualquier cambio sustancial será informado oportunamente a través de comunicaciones, publicaciones o correos dirigidas a los titulares de la información personal.
- VigenciaEn cuanto a los datos personales incorporados en Bases de Datos de Chevron, los mismos estarán vigentes durante el período que sea necesario para el cumplimiento de su propósito y para que Chevron pueda dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales.La presente Política entrará a regir a partir del día 24 del mes de Enero del 2018.